Poslovna funkcija ili: o lopatanju

Pojam - Poslovna funkcija se često ne razume. Definiše se različito, u zavisnosti od toga ko je koristi. Pored toga, da bi bilo više zabune koriste se i drugi izrazi koji u načelu imaju isto značenje.

Poslovna funkcija, u našoj terminologiji, pri planiranju predstavlja model poslovnih aktivnosti, a pri izvršenju realnu poslovnu aktivnost. Ako je složena,  sastoji se od skupa aktivnosti, odnosno sastoji se od više jednostavnijih funkcija. Poslovne funkcije se planiraju i izvršavaju kako bi se postigao postavljeni poslovni cilj. Može se reći da su poslovne funkcije načini postizanja poslovnog cilja.

Složenije poslovne funkcije se dekomponuju - razvijaju u grupu jednostavnijih, sve dok se u modelovanju poslovnog sistema ne dodje do elementarne funkcije. Ovo se radi iz prostog razloga što ih drugačije nije moguće tačno definisati, sprovesti i kontrolisati, jer su previše složene i potrebno je razbiti ih u manje grupe aktivnosti. (Pri tome je potrebno voditi računa da se pri osmišljavanju i planiranju ne upadne u  zamku da se od drveta ne vidi šuma. Počesto, to se baš dešava: delići i delovi celine postaju sami sebi svrha i prvobitni ciljevi i globalne poslovne funkcije gube svoj smisao.)
Ukoliko započinjanje neke funkcije podrazumeva da će se ona u celosti izvršiti (ili ce u celosti njeni efekti biti poništeni) nazivamo je Elementarna funkcija.

Šta to sve znači?
Da bi objasnili pojam poslovne funkcije, moramo objasniti pojam poslovnog cilja. Poslovni cilj je ono što poslovno želimo da postignemo, mora biti odredjen i merljiv.
Np. poslovni cilj naše firme je da u 2009. godini napravi ukupan prihod od 20 miliona i neto profit od 3 milona dinara.
Poslovna funkcija firme treba da nam kaže - kako. Možemo je opisati jednostavno: potrebno je da proučimo tržište, kupce i konkurenciju i da na osnovu toga odlučimo koji softverski proizvod ćemo da proizvedemo, pa da to i uradimo, prodamo kupcima, ispunimo njihovu potrebu i napravimo ih zadovoljnim.

Ipak to je jako opšta funkcija firme, da bi operativno bila primenjiva mora da se rasčlani na elementarnije np.:

Funkciju istraživanja - koja za ciljeve može imati skup informacija na osnovu kojih donosimo poslovne odluke
Proizvodnu funkciju - koja za cilj ima proizvodnju robe za kupca
Marketing funkciju - koja će odrediti način nastupa na tržištu
Funkciju odnosa sa javnošću - koja treba da upozna javnost o naših aktivnostima i doprinese pozitivnom stavu aktivnosti o nama itd.

Dalje, one se dekomponuju na elementarnije, sve dok ne dodjemo do opisa aktivnosti koje se u celosti izvršavaju a koje mogu biti predstavljenje np. radnim nalogom po kojem radnik radi. Vrlo je važno, pri tom, ne izgubiti iz vida strateške (primarne) poslovne ciljeve, svaka elementarna funkcija mora imati svoj cilj koji direktno ili indirektno doprinosi onom koji je u hijerarhiji ciljeva iznad.

Poslovna funkcija je sastavni deo procesa u kojem imamo elemente:

Definisanja cilja - Razvoj (planiranje) poslovnih funkcija - Izvršenje poslovnih funkcija - Meru rezultata (dostignutog cilja).

Proces, ne treba posmatrati linearno: imamo cilj - dobijemo rezultat nego ciklično, stalno treba preispitivati vrednost poslovnih napora koje ulažemo, i, po potrebi i nakon dobrog promišljanja korigovati aktivnosti. Ovo naravno ne znači: ono što je dogovoreno u petak ne važi više u ponedeljak.

Za planiranje i izvršenje poslovnih funkcija potrebno je obezbediti određene preduslove: ljude (znanja), materijalne i novčane resurse, kao i određeno vreme kada će se funkcije izvršiti.

Za kraj:
Treba napraviti jasnu razliku između poslovnih funkcija i funkcija np. poslovnog softvera. Funkcije i funkcionalnosti softvera su (ili treba da budu) alati ili mašine (resurs), kao i bilo koji drugi resurs np. lopata ili olovka i papir. Mislite da preterujem, ali ne, da lopata ima miš i ekran za komunikaciju sa drugim lopatama stajala bi u svakoj kancelariji, to što ne bi znali šta da lopatamo i zašto – koga je to još briga. Uveli smo np. skup informacioni lopata sistem, a to je dovoljno - imamo NEKO SKUPO IME.

Ovim, naravno, ne želim da kažem da treba da izbacite računare i softver koji ste kupili, nego da treba prvo da planirate poslovnu funkciju pa uvedete softver tamo gde on logično pripada, kao što ćete investirati u lopatu ako treba da gomilu zemlj A prebacite u rupu B kako onaj ko Vas plaća (kupac) ne bi upao u nju i slomio nogu. Imate cilj, imate sredstvo ostaje Vam samo da opišete poslovnu funkciju: lopatanje i, najvažnije, da odlopatate to što ste planirali a na zadovoljstvo Vašeg kupca.

Izvod iz zbirke znanja - Kako da poslujem bolje? - VirtualniGrad